文章を書いて文書を作成する

関東も梅雨の季節になってきました。

子供の運動会も梅雨入り前に無事終わり一安心している営業企画課の杉山です。

私は文章を書く事が非常に苦手です。

いろいろな書類にとどまらず、メールの文章なども考えがなかなか纏まらず手の進みが遅い。ボキャブラリーが乏しいため言いたいことを書き言葉として表現しようとした時にうまい言葉が見つからない･･･などから文書作成に非常に時間が掛かってしまいます。

そんな私でも文章を書くときに気を付けていることがいくつかあります。

まず１つ目は『相手を想像しながら文章を作成すること』

相手がその業界・業種に精通している人であれば専門用語や略語などを使用したほうが内容も分かりやすく簡潔に書くことができるのですが、そうでない方を相手にするときは如何に一般的な表現で、かつ長ったらしい文章にならないように創意工夫します。これがなかなか大変で結構時間が掛かります。一言で済む単語を「あーでもない、こーでもない」と頭を悩ませながら文章を考えます。

２つ目は『使用している単語の使い方が間違っていないか』

例えば、このブログでも使用している「文章」といった単語。「文？」「文章？」「文書？」などと はてな？ が出てきたので、今更ながら検索してみると、「文：一語以上の文字で終わりは句点」「文章：文の集まり」「文書：文章を記載した紙や電子媒体などの総称」などと出てきました。普段は何気なく使用している単語でも気になったときは必ず確認し、意味が変わったがゆえに誤って伝わることが無いように注意をしています。

３つ目は『意味の取り違えにより、自分の意図が誤って伝わらないようにすること』

文章の解釈のしかたは人それぞれによって異なることが往々にしてあるものです。例えば「新しいパソコンとプリンタを設置します」とした場合、「パソコンは新しいがプリンタは既存品」なのか「パソコンとプリンタ共に新しいもの」なのかなど、意味が複数にとれてしまいます。相手から言われて「そんな捉え方があるんだー」なんて事にならないように、きちんと意図した表現となっているのかが重要になってきます。

ごくごく当たり前のことかもしれませんが、文章を書いた時には誤字脱字のチェックだけではなく、自分の言いたいことがきちんと相手に伝わるのかも意識して確認していくことが大事ですね。